Fizemos um artigo com as principais dicas de utilização da plataforma SistemizeCoach. Fique a vontade para fazer qualquer questionamento nos comentários.

Dica #1: Habilite a integração ao Google Agenda

Você pode integrar sua agenda da SistemizeCoach com a agenda do Google. Isto facilita, pois você não precisa ficar replicando informações entre as agendas. As duas agendas são sincronizadas automaticamente.
A integração também fornece uma visão dos compromissos do dia em que você está agendando uma sessão. Isto facilita você encontrar um horário disponível. Clique aqui para habilitar a integração com Google Agenda.

Dica #2: Cadastre a sua metodologia

Você pode cadastrar a sua própria metodologia dentro da plataforma, ou seja, todas as suas ferramentas favoritas podem e devem ser cadastradas. A plataforma foi criada justamente para possibilitar esta customização.

Aproveite e cadastre as suas ferramentas. Existem duas formas: Ferramentas de formulário e importar uma ferramenta. Não existe limite para o número de ferramentas cadastradas.

Dica #3: Cadastre sua imagem de perfil

Passe uma confiança maior e mostre mais profissionalismo cadastrando sua imagem de perfil. Seu coachee visualiza sua imagem de perfil quando ele entra na plataforma, então capriche na imagem. Aproveite e cadastre sua imagem de perfil.

Dica #4: Cadastre sua identidade visual

Tão importante quanto sua imagem de perfil é sua identidade visual. Mostre mais profissionalismo e cadastre seu logo e uma descrição da sua empresa. Estas informações são utilizadas na geração de relatórios e também na impressão das ferramentas. Para cadastrar estas informações, acesse o cadastro de configuração.

Dica #5: Configure quais informações do processo seu Coachee terá acesso

Você pode definir quais informações seu Coachee terá acesso, por exemplo, você pode definir que ele poderá visualizar as sessões, porém não irá poder responder ferramentas, ou poderá responder a ferramenta Perdas e Ganhos mas não poderá responder a ferramenta Diretrizes Iniciais. A plataforma é toda customizável.

Tudo isso claro se você quiser que seu coachee tenha acesso a plataforma, pois você pode optar por não permitir que o coachee tenha acesso ao sistema.

Dica #6: Convide seu coachee a utilizar a plataforma

Há duas formas de você utilizar a plataforma. Você pode utilizá-la como um sistema exclusivo do coach, onde o coach apenas insere e visualiza as informações, ou você pode convidar o coachee a ter acesso a plataforma. Desta forma, o coachee terá um login e senha e terá acesso as informações que você permitiu a ele.

Clique neste link para visualizar o menu onde você pode convidar o coachee para ter acesso.

Não existe uma melhor forma de trabalhar. Cada coach tem sua preferência. Alguns preferem convidar o coachee, já outros não. Escolha a que for melhor para você.

Dica #7: Utilize os campos anotação visível e anotação privada

No cadastro da sessão, você pode inserir informações que seu coachee tem acesso e informações que ficarão disponíveis apenas para você coach. Estes campos são identificados como Anotações privativas e Anotações (visível para coachee).

Dica #8: Envie lembretes para o coachee

Zero burocracia! Este é o lema da SistemizeCoach. Você ainda perde tempo enviando avisos para seus coachees sobre os horários das sessões? Deixe isto com a plataforma, foque no resultado do coachee.

Avise seu coachee das novas sessões e permita com que ele cadastre avisos sobre suas ações. Isto faz com que o comprometimento do coachee seja maior durante o processo e você consiga entregar um melhor resultado. Além de claro, evitar com que o coachee esqueça do horário da sessão.

Dica #9: Registre as anotações em papel

Você gosta de fazer anotações no papel do que é discutido durante a sessão com o coachee?

Mesmo utilizando papel, você pode guardar estas informações na plataforma. Apenas pegue um celular, tire uma foto dos papéis da sessão e anexe na aba de arquivos, dentro do registro da sessão. Isto é incrível, pois geralmente o papel físico tem uma prazo de validade e geralmente as anotações ficam somente com o coach.

Compartilhando as anotações na plataforma permite que o coachee tenha acesso a estas informações também e por ser um arquivo digital, ele não tem prazo de validade, não vai se perder, nem rasurar.

Dica #10: Envie mensagens para os Coachees

A funcionalidade de envio de mensagem é muito interessante, pois permite você cadastrar uma única mensagem e enviá-la para o número de coachees que você quiser dando a impressão de ser uma mensagem personalizada.

Além disto, você pode configurar uma data de quando sua mensagem deve ser enviada, possibilitando que você, por exemplo, possa configurar no início da semana todas as mensagens de motivação e reflexão para seus coachees.

Outro fator é que todas as mensagens ficam registradas na plataforma, tanto as mensagens que você envia, quanto as mensagens que seu coachee responde.

Dica #11: Peça para seu coachee fornecer feedback

É muito importante você buscar um feedback do coachee sobre a sessão. O interessante de utilizar a plataforma é que o coachee pode fornecer um feedback mesmo depois do término da sessão.

Isto é interessante pois ele pode pensar com mais calma sobre o que aconteceu na sessão e refletir melhor sobre seus aprendizados.

Dica #12: Registre o plano de ação que seu coachee se comprometeu em fazer

Deixar seu coachee comprometido é fundamental para que ele atinja resultados. Faça com que seu coachee cadastre as suas tarefas na plataforma e se comprometa com elas. Ele pode utilizar a funcionalidade de lembretes para ajudar ainda mais a atingir seu plano de ação.

Dica #13: Utilize a roda da vida

Se você utiliza a roda da vida nos seus processos de coaching a plataforma vai lhe auxiliar nisto também. Você pode solicitar para que seu coachee preencha a roda da vida e o sistema vai gerando um histórico de todas as datas de preenchimento. Isso facilita você perceber a evolução do seu coachee, pois vai ter todo o histórico em mãos.

Dica #14: Visualize como coachee

Você pode simular como é a visão de seu coachee quando ele faz login para entrar na plataforma. Isto é interessante para você verificar quais áreas ele está com permissão de acesso.

Dica #15: Gere relatórios

Nós sabemos que é muito burocrático o coach ter que gerar relatórios de todo o processo, porém o relatório é uma ótima forma de você coach tangibilizar todo o processo com o coachee. Por este motivo, a plataforma fornece a funcionalidade de você gerar um relatório com apenas um clique de distância. Isso mesmo, você gera um relatório completo de todo o processo em segundos!

Dica #16: Altere o status do processo

Para você se organizar melhor, existe a possibilidade de você gerenciar seus coachees por status. Você pode organizá-los pelos status de andamento, concluído, cancelado, prospect, convidado e não convidado.
Desta forma sua lista de coachees ativos se mantém limpa e focada nos processos atuais.

Dica #17: Peça para o coachee indicar novos possíveis coachees

No final do processo é interessante que seus coachees indiquem novos possíveis coachees para você atender. Seu coachee pode fazer a sua indicação direto pela plataforma!